Listas desplegables en las hojas de cálculo

Una forma interactiva y dinámica para agilizar el proceso de digitación en cualquier empresa es utilizando la herramienta de listas desplegables que permiten reducir el tiempo de insertar texto en una celda.

Microsoft explica en su página sobre el proceso que se debe tener con Excell en sus diferentes versiones, en esta ocasión me tomo la molestia de hacerlo con SoftMaker en su hoja electrónica PlanMaker. Una alternativa de uso en aplicaciones ofimáticas.

En softmaker con PlanMaker 2012

Para configurar una celda con lista desplegable, se crea la lista en una columna de una hoja, se le define nombre pero no es indispensable, se va a la celda en donde se va a configurar como lista de opciones, se va al menú formato, clic en validación de datos de entrada, en pestaña configuración en criterios, permitir, elegir elementos de lista, en origen seleccionar la lista que se quiere desplegar y en opciones seleccionar ordenar elementos de lista. Seleccionar usar lista desplegable e ignorar celdas vacías según el caso. Para permitir modificar la opción seleccionada, seleccionar en pestaña mensaje de error configurar mensaje informativo, el valor es incorrecto pero puede mantenerse y/o modificar según el caso.

1. Se hace una lista y se selecciona definiéndole un nombre (RUTAS_ALIMENTADORES), no es indispensable.

2. Se selecciona la celda que se quiere desplegar y se validan los datos en el menú formato, validación de datos.

3. En pestaña Configuración, en criterios, en permitir, elegir elementos de lista y verificar usar lista desplegable e ignorar celdas vacías, según el caso.

4. En origen hacer clic en el icono para seleccionar las celdas lista u origen de la misma y oprimir la tecla ENTER.

5. Debe quedar así:

6. En el botón Opciones verificar la opción Ordenar elementos de lista.

7. Utilizar las pestañas Mensaje de entrada y Mensaje de error para dar mensajes de ayuda y de guía para quien digita y desconoce el procedimiento de listas desplegables. Si se desea alterar el texto de la opción seleccionada de la lista se debe activar en la pestaña Mensaje de error según el caso y clic en el botón Aceptar.

8. Una vez se validan los datos de lista de la celda, ésta debe aparecer así:

9. Al hacer clic en la flecha de la lista desplegable, se despliega la lista que se ha configurado.

 

10. Se selecciona una de las opciones de la lista y si se quiere modificar o agregar se hace doble clic sobre la celda agregando el texto correspondiente, se oprime la tecla ENTER y aparece mensaje que se había configurado de modificación de texto de lista, al cual se hace clic en el botón Aceptar.

11. Quedando con la modificación hecha al texto de lista insertado.

12. Finalmente si se quiere eliminar la validación de datos, no afecta el texto insertado en la celda, se selecciona la celda, se hace clic con el botón derecho del ratón, se selecciona la opción Borrar selectivamente y clic en Validación de datos de entrada.